Registratieplicht voor gasten in Europa, land per land

Het is 22:00, een autoriteit heeft contact opgenomen, en iemand vraagt welk register je bijhoudt. Wat je wil is een tabel, geen essay. Dus hier is er een: zes markten, officiële bronnen, met datum.

Met de correctie die de meeste operators verrast: de registratieplicht voor gasten in Europa bestaat niet overal uit aanleveren. In drie van deze zes is er niets om in te dienen, en is de plicht om een vastlegging op de property te houden en die op verzoek te laten zien. Deze pagina zit in de pijler Frictionless Arrival, naast de aflevering van vorige week over check-in software met paspoortscan.

Wat vraagt elk Europees land nu eigenlijk?

De gemeenschappelijke kern is vier dingen: een naam, de aankomstdatum, de vertrekdatum of de verblijfsduur, en een verwijzing naar een identiteitsdocument of een woonplaats. Daarna lopen de lijsten uiteen. De Nederlandse is de kortste en vraagt het soort document, niet het nummer (art. 438 Sr). De Duitse staat vast op acht gegevens (§ 30 BMG). Alleen de Franse vraagt om een mobiel nummer en een e-mailadres (service-public.gouv.fr). En Anexo I van Real Decreto 933/2021 vraagt Spaanse operators om een betaalblok, inclusief kaartnummer (BOE). Dat is wat het decreet zegt, en wij verzachten dat niet.

Gastenregistratie en identiteitscontrole voor vakantieverhuur in Europa, land per land

Lees de derde kolom eerst. Die bepaalt hoeveel werk een property heeft.

Zes markten, geen continent. Er is geen EU-breed register, en de reeks landen waarvoor wij aanleveren groeit nog en is niet af.

Maar drie van deze zes leveren iets aan

Spanje, Italië en Portugal leveren binnen een termijn aan bij een systeem van de autoriteit. Nederland, Frankrijk en Duitsland leveren helemaal niets aan: het nachtregister wordt op verzoek aan de burgemeester getoond, de fiche gaat alleen op hun verzoek naar politie of gendarmerie (CNIL), en Meldescheine worden overgelegd aan de autoriteiten die ernaar mogen vragen.

Elke zin die alle zes als aanlevering behandelt, is dus onjuist. Een vastlegging die bestaat, bij aankomst compleet is en overgelegd kan worden, is een andere klus dan een API-aanroep.

Alle gasten, of alleen buitenlandse gasten?

Het bereik verschilt al bij de wortel. Spanje en Italië gelden voor alle gasten. Portugal, Frankrijk en Duitsland gelden alleen voor buitenlandse gasten. Nederland geldt voor alle gasten, met de uitzondering hierboven.

Duitsland is het meest recent. Het Viertes Bürokratieentlastungsgesetz van 23 oktober 2024 heeft het woord "ausländische" in § 29 Absatz 2 Satz 1 BMG ingevoegd, met ingang van 1 januari 2025, waardoor de plicht nu gehuisveste buitenlandse gasten dekt in plaats van alle gasten (BGBl. 2024 I Nr. 323). Duitsland heeft de Meldeschein niet afgeschaft. Het heeft beperkt wie erop komt. Het Portugese SIBA dekt niet-Portugese gasten op grond van art. 45 van de Schengen-uitvoeringsovereenkomst (SIBA). Alleen-buitenlandse-gasten is niet eenvoudiger: het zet een voorwaarde in het register, die per persoon beoordeeld wordt.

Italië draait twee systemen, niet één

Alloggiati Web is de melding aan de politie, bij de bevoegde Questura op grond van art. 109 T.U.L.P.S., één schedina per persoon, binnen 24 uur na aankomst. Ross1000 is statistische rapportage, aan de Regio en verder naar ISTAT op grond van D.Lgs. 322/1989, als maandelijkse aankomsten en overnachtingen.

Het zijn geen alternatieven en geen twee fasen van één proces. Ze gelden beide voor dezelfde property: Veneto zegt operators dat ze gastgegevens in Ross1000 vastleggen en daarna apart een bestand daaruit naar Alloggiati Web uploaden (Regione Veneto). Eén aankomst, twee aanleveringen, twee autoriteiten, twee klokken. De statistische termijn is regionaal, dus twee regio's betekent twee kalenders.

Italië vraagt ook dat de gast gezien wordt

Het nuttigste dat wij een Italiaanse operator kunnen vertellen, gaat niet over onze software.

Op 18 november 2024 stuurde de Capo della Polizia circulaire prot. n. 38138 aan alle Prefetti en Questori: de plicht uit art. 109 T.U.L.P.S. voor beheerders van elke vorm van accommodatie omvat het de visu controleren of de gehuisveste personen overeenkomen met de overgelegde documenten, en check-in procedures op afstand werden uitgesloten. De TAR Lazio vernietigde de circulaire; de Consiglio di Stato, Sezione Terza, verklaarde het hoger beroep van het ministerie op 9 oktober 2025 gegrond en wees het bezwaar volledig af (ricorso n. 5732/2025).

De circulaire staat dus. Een check-in die volledig op afstand wordt afgerond, voldoet niet aan de Italiaanse identificatieplicht tegenover de politie, en geen enkele software verandert dat, de onze inbegrepen. De Questura di Agrigento herhaalde dezelfde plicht in december 2024 (Questura di Agrigento).

Wij leggen die uitspraak niet uit en wij verkopen je geen omweg eromheen. Een schedina op tijd versturen is één plicht. De gast controleren is een andere, en geen datavraagstuk.

Waarom een digitale registratiekaart voor een hotel het werk niet weghaalde

De boeking werd gedigitaliseerd. Het register niet.

De reservering komt elektronisch binnen. Daarna opent iemand een tweede venster, tikt een deel over van wat de property al heeft, vult de velden aan die de autoriteit wil en die de boeking nooit meedroeg, en dient het in. Een digitale registratiekaart voor een hotel digitaliseert het papier zonder het overtikken weg te halen, want de velden beginnen nog steeds leeg. En een klok van 24 uur vanaf aankomst trekt zich niets aan van welk PMS de boeking vasthoudt. De systemen blijven bewegen: het Spaanse register draagt drie officiële data, de laatste de aankondiging van het ministerie over de activering van 2 december 2024 (persbericht).

Automatische gastenregistratie bij de politie, als bijproduct in plaats van als product

Registratie zou een bijproduct moeten zijn van een check-in die de gast echt wilde afmaken. Het argument is structureel, niet vergelijkend.

Een compliance-tool vraagt een gast een formulier in te vullen dat hem niets teruggeeft. Een voorspelbaar deel haakt dus af, het team jaagt de rest na, en het werk komt bij aankomst alsnog aan de balie terecht. Het formulier was digitaal. De klus was niet geautomatiseerd.

Zet dezelfde velden in een check-in die iets teruggeeft wat de gast wil, en het register vult zichzelf uit wat de gast invulde. Waar het land een systeem heeft om bij aan te leveren, gaat de aanlevering vanuit die vastlegging: vandaag SES Hospedajes in Spanje en Ross1000 voor de Italiaanse regionale statistische rapportage.

Een ID-scan met de camera leest een document en vult velden. Dat is de hele claim. Het stelt geen identiteit vast en het spoort geen fraude op. Het haalt het typewerk weg, niet het oordeel, en daarom is de Italiaanse positie hierboven een beperking en geen gat dat een scanner dicht.

Wat de gast ziet

Over registratie niets, als het goed is. Hij tikt op een link in een bericht op het kanaal dat hij toch al gebruikt, bevestigt wie er komen, scant een paspoort met de camera, tekent met een vinger, en krijgt de code, het tijdstip en de route terug. Het register werd geschreven terwijl hij dat deed, in dezelfde aankomstflow als de aflevering van vorige week. Geen klembord, geen kopieerapparaat, geen tabblad met een portaal, niemand die een geboortedatum overtikt van een kaartje.

Wie is na het verblijf eigenaar van de gastgegevens, jij of de OTA?

Compliance is waarom een operator begint. Eigenaarschap is waarom hij blijft.

Een gast die via een OTA boekt, komt binnen als een gemaskeerd adres en een voornaam. Je kunt het verblijf verzorgen, maar je kunt hem volgend voorjaar niet schrijven, en als het platform verandert wat het doorgeeft, verandert jouw lijst mee. Die gegevens zijn gehuurd.

Een gast die jouw check-in afmaakt, laat je het dossier: namen, contactgegevens, taal, documentgegevens, wat hij heeft getekend en wanneer. Het staat op de reservering in het PMS dat je al gekocht hebt, en dat blijft het systeem van record terwijl wij het verrijkte gastdossier terugschrijven, onder GDPR met EU-dataresidency.

Wat je moet nagaan voordat je automatiseert

Wordt er wel iets aangeleverd? Waar de tabel geen aanleversysteem noemt, is een koppeling met een portaal niet wat je nodig hebt. Waar dat wel zo is, komen de inloggegevens van de autoriteit en niet van de software: jouw Questura voor Alloggiati Web, UCFE voor SIBA.

Regionale of gemeentelijke verschillen? In Italië zijn het statistische platform en de termijn regionaal. In Nederland is de plicht landelijk, maar is het digitale register gemeentelijk, met Gemeente Waadhoeke als één voorbeeld (waadhoeke.nl). In Duitsland mag een Land op grond van § 30 Abs. 3 BMG velden toevoegen voor toeristenheffingen.

Hoe lang wordt de vastlegging bewaard? Spanje, drie jaar vanaf het einde van de overeengekomen dienst. Frankrijk, zes maanden. Duitsland, één jaar na vertrek, daarna vernietiging binnen drie maanden. Italië eist dat verzendbewijzen vijf jaar digitaal bewaard worden, een plicht op de bewijzen en niet op de gastgegevens.

Mag het elektronisch worden bijgehouden? Duitsland geeft daarop uitdrukkelijk antwoord, tot aan de naamgeving van het XML-bestand. Frankrijk niet.

Wie tekent het af? Iemand op jouw property leest de pagina van de autoriteit in de tabel en stelt vast wat voor jou geldt. Wij niet, en geen enkele leverancier.

De softwarevraag is de kleine. De flow zit bovenop het PMS dat je al draait (Mews, en het overzicht), vanaf €6,50 per unit per maand, of plan een demo.

Deze pagina beschrijft wat de systemen van de autoriteiten waarvoor wij aanleveren vragen, zoals dat stond op de weergegeven datum. Het is geen juridisch advies. Elke operator blijft er zelf verantwoordelijk voor om zijn eigen verplichtingen na te gaan bij de hier genoemde autoriteit.